宅配管理システム

こんにちは。株式会社MILLSの藤野です。

今回は、弊社が使用している宅配管理システムについて、少しお話しをさせていただきます。

宅配管理システムって?

弊社で使用している宅配管理システムは、名称を「市乳くん」※しにゅうくん※と呼びます。

牛乳屋さんは、最初の頃は、大学ノートを使用して帳簿を付けたり、パソコンが普及してきたら「excel」を駆使して表管理したりしていたのだと想像します。

現代は???

ほぼシステム化され、何でもかんでもコンピュータ・・・アナログで何かを行うということは激減しているのではないでしょうか?

弊社も同様です。

創業当時より市乳くんを使用してきましたが、カスタマイズを繰り返し、現在使用しているシステムとなりました。

まだまだ改善は必要であると考えていますが・・・

一体、どんな機能を持っているの?

今日配達するのに必要な商品と本数を一覧にした「品揃表」、配達する際に必要なご契約者様名、お届け商品名、お届け本数が一覧になっている「配達リスト」、請求書の出力・・・等々

※月次売上表、入金日報、などはありました。

当初はその程度だったのではないか???と思います。

現バージョンは・・・

弊社には「コールセンター」が併設しています。全国のお客様から、様々なお問い合わせが来ます。1日に多いと300本超の本数を受付る日もあります。弊社のコールセンターオペレーターは全部で5名です。

最初に立ち上げた時、お客様からのご要望は「手書きのコールレポート」に書き起こし、FAXで各担当へ伝達していました。その当時は、1日に100軒も電話が来たらアップアップでした(笑)

おまけにFAXで送っていたので、紙の使用量は半端なかったはず・・・

手書きのコールレポートにご住所、お名前、電話番号を書き、お電話の内容を書く=という初期段階から、

お客様のお名前、住所、電話番号は、市乳くんに登録されているので、その3点は印刷できるようにしよう!

第3弾は現市乳くんシステムですが、コール履歴は市乳くん内で情報を持てば、FAX使わなくても店舗へ伝達できるない?メールと同じに出来ないかな?という発想から、コール履歴は市乳くんに入力し、店舗側は、コース毎に印刷し担当へ渡す・・・

お客様のお電話1本=1枚のコールレポート⇒⇒⇒担当のコース毎に1枚のコールリスト に各段にレベルっぷしてきました。システム開発費用はかかりましたが、ランニングで毎月数百枚のコピー用紙が使われているという状態では、紙のコストは全く持って改善はされない!という状況だったでしょう。

出来るか出来ないかは後。「改善」という意識を持って仕事に取り組むと、日々の改善は少しかもしれませんが、将来、大幅に改善が出来た!と喜ばしい結果となるのではないでしょうか?

勿論、経費、利益を考えてのことですが。

まとめ

現市乳くんも改善箇所は沢山あると思っています。各部署の業務内容が変わったり、集計したい内容が変わったり等あると、現システムでは対応出来なくなってしまう場合は、当然改善が必要になりますが、前段でも書きましたが、楽になる!だけではダメですよね。経費、利益を考慮し、工数削減、生産性向上・・・あらゆる状況を想定して、実際の改善に取り組まないといけないと考えます。

機械音痴な私には過酷なことですが(笑)(笑)(笑)

これからも改善提案できるよう自分の業務内容含め、日々、意識して仕事をしないといけないなぁと、このブログを書きながら、再度認識しました。

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藤野ひろみ

電話での仕事がやりたくて、コールセンター部門で入社。現在は、従業員の業績の集計部門に在籍。個人の実績や、店舗毎の実績を集計する仕事をしています。だからと言って数字に強いわけではないですがΣ(゚Д゚), 。他に求人の業務も担当しています。MILLSを大勢の方に選んでいただけるように求人原稿を作成しています。長年在籍しているので「お局様」と呼ばれる事も…(笑)
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