すぐに実践できる正しい電話のかけ方

みさんこんにちは。

(株)MILLSまるいち宅配センター コールセンターの佐藤です。

毎日暑い日が続いておりますがいかがお過ごしでしょうか?

さて今回は「すぐに実践できる正しい電話のかけ方」についてご紹介させていただきます。

話す内容をまとめておく

話す内容をまとめておくのとそうでないのとでは大きく変わってきます。

あらかじめ会話の内容を想定しながら、こう言われたら、こう言おう、こう切り返そうなどと、突発的な問題でも落ち着いて対応できると思います。

その際、必要な書類などがあれば、必ず事前に手元に準備しておくとスムーズに対応できると思います。

メモとペンは必須

電話中の内容や、必要事項を書き留めておきましょう。

必ず復唱をしお互いの内容を確認する必要があります。

電話をかける

電話番号を間違えないよう確認してからダイヤルしましょう

会社名と名前を伝える

<取引先へかける際>

先方が電話に出たら

「いつもお世話になっております ○○(社名)○○(名前)と申します。」

<初めて相手先へかける際>

先方が電話に出たら

「突然のお電話失礼いたします。私○○(社名)○○(名前)と申します。」

などと初めて電話かけた事を印象づける挨拶をするとより安心感を持ってもらえると思います。

話したい相手を呼び出してもらう

電話を掛けた際、話したい相手がすぐに出るとは限りません。

その際は、○○様おてすきですか?または○○の件でお電話いたしましたなどと要件を伝え取り次いでもらうと良いでしょう。

要件を伝える

話したい相手が出たら、お忙しいところすみません。と相手の都合も確認した上で要件を伝えると良いでしょう

もし不在の場合は、改めてお電話するか、要件をお電話口の相手に伝えましょう。

その際、対応頂いた方の名前をお伺いしておきましょう。

電話を切る

会話が終わったら、「お忙しい中ありがとうございました。」と感謝の気持ちを伝え、挨拶してから切ります。

こちらからかけた際は、相手が切るのを待ってから、受話器を置きます。

ガチャと切らずに、ゆっくり受話器を置くか、指で切る所を押してから受話器を置くと良いでしょう。

まとめ

かける際、とても緊張されるかと思います。

まずは事前に準備してかけると心に余裕ができ落ち着いて対応できるかと思います。

是非実践してみてください。

 

 

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