経理書類の保存はどのようにすれば良いの?

経理書類の保存には苦労することが多いですが保管場所の問題が一番ではないでしょうか。どの書類を何年保存しておけば良いのでしょうか。

保存書類

経理で保存しておく必要のある帳簿・書類は主に次の通りです。
・帳簿
総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳など
・書類
請求書、領収証、棚卸表、注文書、棚卸表、貸借対照表、損益計算書など

保存期間

税務上の保存期間は7年間になります。これは税金の時効が7年間なのでこれ以前の税務調査が行われることがないからです。
但し、平成23年12月税制改正により青色申告書を提出した事業年度の欠損金の繰越期間が9年とされたことにより、平成30年4月1日以後に開始する欠損金の生ずる事業年度においては、帳簿書類の保存期間が10年間に延長されまいた。

保存方法

帳簿書類の保存方法は原則的には紙に保存が原則となります。この為書類の保存スペースに苦労する会社も多いと思いますが保存期間が6年目以降の帳簿書類のマイクロフィルムによる保存、CD、DVD等に記録した電磁的記録のままで保存することもできます。またスキャナー読み取りの電磁的記録による保存も一部認められています。しかし帳簿と棚卸表、貸借対照表、損益計算書など決算に関して作成されたその他の書類に関してはスキャナ保存が認められていません。

その他の書類

経理に関するその他の書類として、重要な契約書、届出関係の書類があります。
重要な契約書は税務上7年間保存する必要があります。届出書とは法人設立時に届出した法人設立届出書等の他に消費税に関する届出書があります。届出書の保存期間は無期限となっています。特に法人税の青色申告届出書、消費税課税事業者選択届出書、消費税簡易課税制度選択届出書、源泉所得税の納期の特例が税金の納税に大きく影響しますのできちんと保存することが好ましいです。

まとめ

書類の保管は日々の業務では効率良くても、過去の書類として保管するには不具合が生じることがあります。過去の書類がきちんと整頓されていないと書類が見つからないだけでなく、見つけるのに時間も労力も費やしてしまいます。これは大変な損失と言えます。経理などの管理部門は書類の保管も重要な業務です。日々の整理整頓からきちんとしておきましょう。

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森圭一

㈱MILLSで経理を担当しています。簿記2級があるという軽い気持ちで住宅営業から会計事務所へ転職して13年。先輩の紹介でMILLSに入社することができました。部門的に専門的な財務会計も必要ですが、それ以上に管理資料の作成が主な仕事になっています。アナログ人間の自分には、資料作りが非常に苦痛ですが、日頃から人に親切にしておくことで日々助けてもらっています。
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