金庫の現金が帳簿と合わなくなった時の処理

経理は毎日手元にある現金を現金出納帳とあわせておきますが、きちんとしていても合わないことがあります。その場合は『現金過不足』勘定で手元現金と現金出納帳を合わせます。

毎日の現金処理

仕入先などの取引先への支払いは、月末締の翌月末払いなど会社によって決まっています。その場合銀行振り込みが一般的ですが、ちょっとした事務用品、消耗品の購入などは手元現金から支払うことがあります。また、あってはならないことですが手元現金が盗難されることもありますので、経理は毎日手元現金と現金出納帳を合わせておく必要があります。

 現金が合わない理由

経理は仕訳を使って現金の動きを見える化するのが仕事です。現金がどのようなことに使われているか一目でわかります。その為には現金出納帳を記帳して現金を正確に管理する必要があります。この現金出納帳の記帳にきちんとしたルールがないと現金が合わない理由になってしまいます。とりあえず先にお金を出金して、後で伝票をつけておこうとすると必ずといっていいほど伝票をおこすことを忘れてしまいます。

現金処理のルール

現金処理のルールは会社によって決めておくものですが、お金と伝票を一緒にするということが間違いを防ぐ一番の方法です。経理は手元現金と現金出納帳を合わせるのが一日の最後の仕事になります。
入金伝票と出金伝票をそれぞれ集計し、前日現金残高に入金伝票合計をプラス、出金伝票合計をマイナスして現金残高を合わせます。
1.伝票を起こす
2.現金を出金する
3.伝票を現金出納帳に転記する
4.入金伝票と出金伝票を集計して現金出納帳残高を合わせる
5.手元現金を数え、現金出納帳残高と合わせる

手元現金と現金出納帳が合わない場合の処理

現金処理のルールを決めていても合わないことがあります。その場合『現金過不足』として処理します。手元現金が多くても少なくても同じ処理になります。現金過不足の残高はプラスになったりマイナスなったりしますが、金額の多い少ないも問題ですが金額少なくても処理の回数が多いことも同じように問題です。処理回数が多いということは経理として現金管理ができていないということです。
現金過不足は損益処理することになります。現金過不足がプラスであれば『雑損失』、マイナスであれば『雑収入』として処理をします。

まとめ

手元現金の管理は経理の仕事で最も基本的な仕事です。特別な会計知識がなくてもだれでもできますし、現金処理のルールを必ず守ればミスも絶対に起こりません。あとでまとめてという考えがミスにつながります。経理に限らず事務業務の基本はその日の処理はその日のうちに完了させることです。『凡事徹底』が仕事の基本であり最も重要です。 

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森圭一

㈱MILLSで経理を担当しています。簿記2級があるという軽い気持ちで住宅営業から会計事務所へ転職して13年。先輩の紹介でMILLSに入社することができました。部門的に専門的な財務会計も必要ですが、それ以上に管理資料の作成が主な仕事になっています。アナログ人間の自分には、資料作りが非常に苦痛ですが、日頃から人に親切にしておくことで日々助けてもらっています。
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