交際費が会社の経費となるためのルール

会社が事業活動を行っていく中で取引先との飲食費など交際費がかかることがありますが、交際費の管理、処理には注意が必要になります。

交際費は全額経費にならない?

会社が交際費を認めるかどうかは会社の規程やルールによるもので、経理はそれをチェックする機能があります。会社の管理としてはルール通りの支出していれば良いのですが、問題は交際費は基本的に全額経費(損金)として認められません。税務上会社が経費(損金)として認めらるのは事業活動にかかる経費だけです。税務上交際費として飲食費を経費として認めるには、その支出が事業活動で必要であったか証明する必要がありますが現実的には難しいです。社長が事業関係者と飲みに行って仕事の話をしてたと言っても常識的に「飲みに行っただけでしょ」と思われても仕方ないことです。なので会社が経費として支出を認めても税務上は認めませんよ、ということです。この会社として経費として認めるかも規程、ルールが明確になっていませんと、場合によっては社長への給与となって会社は経費(損金)にならない、社長個人は給与となって所得税を納めることになるので注意が必要です。

交際費が経費(損金)になるためには

交際費は税務上基本的に全額経費になりませんが、それでも事業活動をしていく為には必要だという考えもあります。その為、資本金の金額によって交際費が経費(損金)として認められています。
(1)資本金が1億円以下の会社
次のうちで多い金額が交際費として経費(損金)として認められます。
①交際費として支出した金額の50%を超える金額
②800万円に当該事業期間の月数を乗じて12で除した金額
(2)基本金が1億円を超える会社
上記(1)の①の金額
これは会社の規模を資本金という基準で「交際費はだいたいこれ位だよね」という金額を決めている訳です。
資本金が1億円以下の会社は年間800万円まで交際費が税務上認めらることになりますから、これを基準に会社の規程を決めてみるのも良いでしょう。

飲食費が交際費から除かれる為には

会社が交際費として税務上認めらるには金額の上限があります。しかし、事業活動で飲食費が発生した場合交際費から除くことができます。
取引先との飲食費が発生した場合以下の事項を記載した書類が保存して、かつ一人当たり5,000円以下の場合交際費から除くことができます。
イ. 飲食等の年月日
ロ. 飲食等に参加した得意先、仕入先その他事業に関係のある者等の氏名または名称およびその関係
ハ. 飲食等に参加した者の数
ニ. その費用の金額ならびに飲食店等の名称および所在地(店舗がない等の理由で名称または所在地が明らかでないときは、領収書等に記載された支払先の名称、住所等)
ホ. その他参考となるべき事項
つまり、1人当たり5,000円以下であれば上記の書類を保存しておけば、交際費から除かれ全額経費として認めらます。
経理としてはエクセルで一括管理しかつ領収証を保管しておくことが良いでしょう。

まとめ

会社が経費として支出を認めるかは、会社独自の規程で良いですがそれが税務上認めらかは別の話になります。つまり税金に影響するわけです。
会社の管理としてこの税金も含めたキャッシュアウトを考慮して規程、ルール作りをすることが大事なことになります。

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森圭一

㈱MILLSで経理を担当しています。簿記2級があるという軽い気持ちで住宅営業から会計事務所へ転職して13年。先輩の紹介でMILLSに入社することができました。部門的に専門的な財務会計も必要ですが、それ以上に管理資料の作成が主な仕事になっています。アナログ人間の自分には、資料作りが非常に苦痛ですが、日頃から人に親切にしておくことで日々助けてもらっています。
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