エクセル作業で「上書き保存」はNG?

私の所属は経理課ですが、店舗ごとの新規契約軒数の一覧表など、エクセルを使った

種々の実績集計表の作成も仕事となっています。

 

ファイルは「名前を付けて保存」

作業工程の長いエクセルの表だと、上書き保存した後に、必要な所を削除してしまった

ことに気付いた、あるいは計算ミスに気付いた。でも、元に戻せない…そんな経験、あり

ませんか?

 

こういった事態を防ぐには、作業が進むたびにファイルを「上書き保存」するのではなく、

別々のエクセルファイルとして保存し、ひとつのフォルダに保存しておく方法があります。

 

 

ファイル名に日付と番号を付ける

ファイル名は、ファイルの名前の後に日付と番号を付けたものにします。

ファイル名の後に日付、そしてアンダーバーの後に1から番号を振っていきます。

たとえば

「201902新規軒数20190312_1」

となります。

 

作業が一段落するごとに新しく保存して、ファイル名のアンダーバーの後の番号を1ずつ

増やしていきます。

そして日付が変わったら、アンダーバーの前の日付もその日の日付にして、番号はまた

1から振っていきます。

 

過去フォルダを作る

このように保存していくと、フォルダの中に日付順、番号順にファイルが並ぶことになります。

この中で日付が一番新しく、番号が一番大きい、つまり一番下にあるものが最新版ということ

になりますが、同じような名前のファイルがズラリと並んで見づらいと思ったら、フォルダの中に

「過去フォルダ」という名前のフォルダをさらに作り、最新版以外はすべてここに入れてしまう

という方法もあります。

 

 

私の実体験から

エクセルの作業を進めていく中で、完成した表に必要のない数字などは削除していくのです

が、その削除した数字が必要となる表の作成を、他部署から求められたことがありました。

このとき、必要となる数字を削除する前のファイルを使って、求められた表を作成することが

できました。

 

エクセル作業が長くなるときは、「上書き保存」ではなく「名前を付けて保存」がオススメです。

  • シェア
  • twitter
The following two tabs change content below.

大矢正樹

MILLSの経理課に所属しています。
一人前の経理マンとなるべく、日々勉強中です。
コメントはこちらをクリック

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

  • twitter
  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Pocket
PAGE TOP
LINE it!