あと1年。元号が変わる前に総務として準備しておく事は?

現在、「平成」と言う元号が使用されておりますが、2019年5月1日に新しい元号になる事が決定しております。
総務という仕事の観点から、この変更に伴うために準備をしなければいけない事はたくさんあると思いますが、確認しておくべきポイントについて簡単にご紹介します。

そもそも元号って?

元号とは日本の法律で定められている法律であり、下記のような決まりがあります。

元号法
1 元号は、政令で定める。
2 元号は、皇位の継承があつた場合に限り改める。
附 則
1 この法律は、公布の日から施行する。
2 昭和の元号は、本則第一項の規定に基づき定められたものとする。
e-Gov-元号法より抜粋

皇位の継承が行われない限りはそのままになりますので、天皇の崩御や皇位継承が行われないと変更はされません。
最近の事で言えば、昭和から平成に変更になった際は昭和天皇が崩御され新たに決まりましたが、平成から新しい元号に変わるのは、皇太子さまが皇位継承をされる事によって変更になります。

元号が変わる日程について

平成から新しい元号に変わる日は2019年5月1日とこちらはすでに決定となります。
しかし、新しい元号が公布されるのは正式に何日であるかは未定の状況になっております。
本記事を書いている2018年7月時点では2019年4月1日頃には公布されると言うような報道発表も出ておりますが、まだ議論をされているようですので最終的にいつ公布されるかはわかりません。

総務として気にする点

この元号が変わる事で大きく総務として気にする点としては大きく3つほど確認する点があると思います。

書類関係の記載内容の確認

まずは、やはり会社の書類関係です。雇用契約書、申請書類、稟議書類、誓約書、管理帳票など多くの書類で「平成○○年〇〇月○○日」と言うような書式の場合には、それを変更しなければいけません。
書類については西暦表記をするという事も考えられるでしょうが、これを「○○○○年〇〇月○○日」とした場合、相手が「2018年」と書くのか「平成30年」と書くのかが不定な書類が出来上がります。
社員の徹底をすれば整うでしょうが、外部書類であった場合にはその様な事も出来ません。
その様な事が発生しない様に、「西暦表記である事を追記」しておくような文言を入れる事も考えられますが、ある程度の間は混在しても修正して処理をするという事が妥協点になります。

給与計算、人事管理ソフトの確認

多種多様のソフトがあり、基本的にはメーカー側で対応はしてくれると思います。
ただし、企業によってはそのソフトの仕様要件を満たしていない状況で使えるから使っている、と言うような状況があるとすると、何らかの不具合が発生してもメーカー側は責任を負う事は無いので非常に大きな問題になりかねません。
また、仕様要件を満たしていたとしてもメーカー側での修正内容によっては、今までより使い勝手が悪くなったりする場合もありますので、そちらも要注意になります。

会社カレンダーの祝日確認

その会社独自のカレンダーをもとに所定労働を行っている場合ですが、2019年のカレンダーの祝日のうち5月1日は現段階では未定ですので、注意しておきましょう。
これは、5月1日に即位される事は決定ですが、この日を「休日」なのか「祝日」なのかはまだ決定していないことが原因ですが、現段階での報道発表では「祝日」にする様な発表が出されております。

内閣府ー国民の祝日から抜粋

まとめ

仕事でもそうだと思いますが、変化と言うものについて非常に面倒だなと考える方と、新しい時代になるのだと言う思いで迎える方と様々な受け止め方をされる方がいると思います。
元号については既に決定している事項であり、一個人の意見などで変わる事ではありませんので、それを踏まえた上で大変でも準備をしていくしかありません。
非常に大変な作業にはなりますが、プラスの考えを持って余裕を持って対応をしていきましょう。

  • シェア
  • twitter
The following two tabs change content below.

岩原正樹

最新記事 by 岩原正樹 (全て見る)

コメントはこちらをクリック

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

  • twitter
  • このエントリーをはてなブックマークに追加
  • Pocket
PAGE TOP
LINE it!