EXCELとは違うスプレッドシートの基本的な使い方

Googleアカウントを取得した際に、無料で使用が可能になる表計算ソフトですが、EXCELとちょっと違って使いにくい、EXCELで充分間にあっている、と言う事で敬遠されている方もいらっしゃると思います。
このEXCELとスプレッドシートの違いについて、基本的な操作方法とあわせてご紹介いたします。

スプレッドシートとは

冒頭でも記載したとおり、Google社が用意している無料の表計算ソフトになります。表計算ソフトはMicrosoft社のEXCELやKingsoft社のWPSoffice、The Document Foundation が管理運営しているLibreOfficeなど様々種類があります。
全てのソフトは表計算をさせるという事で似ている点もありますが、スプレッドシートについては、Googleアカウントさえ取得していれば無料で使用が出来ると言う点は非常に利点になります。

EXCELとの違い

表計算ソフトで一般的に行う事として、①集計(合計)、②罫線作成、③グラフ作成など出来ますが、操作方法や出力結果にちょっと違いが発生します。
一番使用すると思われるこの3つの作業について違いとあわせて解説致します。

集計について

表計算ソフトで一番使うと思う集計作業についてですが、合計の表示方法について操作が違いますので、ご紹介いたします。

集計(合計)をEXCELで行う場合

①この緑枠内(B2~B6)の合計を青色枠内(B7)に出したい場合

②合計を表示したいセル(B7)を選択し、右上のΣマークをクリックする

③合計したい範囲が勝手に表示されるので、そのままEnterキーを押すと合計が表示される

集計(合計)をスプレッドシートで行う場合

スプレッドシートでは、方法として2種類の方法がありますので、紹介いたします。
一つ目は、挿入⇒関数⇒SUMと選んで操作する場合です。自動で集計したい範囲は選択されませんので、自分で範囲を選択する必要があります。

二つ目は、「データ探索」を使う操作方法になります。合計したい範囲を先に選択し、右下の「データ探索」をクリックすると、小さいウィンドウが表示されますので、その中で表示されたSUM(合計)を結果表示したいセルまでドラッグすると合計が表示されます。

罫線作成について

表などを作成した場合に、印刷時・表示時の見やすさの為に罫線を引く事も多いとは思いますが、そちらの操作についての違いをご紹介します。

罫線作成をEXCELで行う場合

罫線を引きたい範囲を選択し、ホームタブにある罫線をクリックすると種類が選択でき、引きたい種類の罫線を引く事ができます。
もっと詳細な設定をしたい場合には、罫線をクリックした際の一番下にある「その他の罫線」を選ぶことで細かい範囲や線種・太さなどを選ぶことが可能になります。

罫線作成をスプレッドシートで行う場合

スプレッドシートで罫線を引く際には、引きたい範囲を選択し「枠線」を選ぶことで線種・色などの選択をする事が可能です。
EXCELに比べると、詳細な設定などは出来ません。

グラフ作成について

作成した表について、視覚的に差分を見たい場合にはグラフを作成する事になりますが、こちらについての操作方法の差をご紹介します。

グラフ作成をEXCELで行う場合

挿入タブを選択し、グラフの所から表示したいグラフを選択すると、基本的には勝手にグラフが作成されます。
凡例やX軸Y軸変更などの設定は後ほどからでも可能になります。

グラフ作成をスプレッドシートで行う場合

どこを選択した状態でも問題ありませんが、挿入⇒グラフを選択する事で簡単にグラフが作成できます。

集計の所でも紹介した、データ探索の所からでもグラフを作成する事が可能です。

まとめ

今回はEXCELとの違いや、スプレッドシートの基本的な部分についてのご紹介致しました。
紹介できなかったスプレッドシートの便利な関数や、高度なGoogle Apps Sprictを使う事でもっと複雑な処理が一瞬で可能になる事もあります。
難しく考えずに、スプレッドシードだとこんな感じで出来るのだという事をご理解頂き、EXCELで難しい事もスプレッドシートでは出来たりしますので、どちらも使えるようにすると今まで以上に効率が上がると思います。
この様な表計算ソフトをもっと活用して、効率よく業務を終わらせていきましょう。

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岩原正樹

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